勤怠管理を行う中では、その企業や団体に所属するすべての人の情報が毎日更新されて行くことになります。一つ一つは単純な時間のデータであっても蓄積されていけば膨大な量になるわけですが、しかしここでやってはいけないこととして心得ておくべきなのが、一度入力した情報を変更出来ないようにすることです。よくこうしたシステムでは後から情報を変更できることが求められることがあるのですが、勤怠管理というのは毎日の正しいデータが蓄積されていなくては意味のないものになります。もし簡単に変更できるようになってしまっていると残業をしたのに上司が勝手に残業をしていないデータに書き直した、また部下がサービス残業を隠すために嘘の勤怠情報を入力したということがあり得てしまいます。

そうなれば残業代の支払いを巡ってトラブルが引き起こされることもあるでしょうし、それが露見すれば企業側が適切な勤怠管理を社員に求めていたとしても「あの会社はサービス残業をさせていた」と誤解を受けることになります。こういったことを防ぐにはやはり、一度入力したデータを簡単に変更できるような状態にはしてはなりません。もちろん入力ミスや操作ミスによって間違えた時刻が登録されてしまった場合には訂正が必要となるでしょうが、それについてもなるべく役職の高い上司の判断を必要とするような環境にしておくべきでしょう。そうすればその判断を下す上司に適切な教育を施しておくことで勤怠管理の正確性は保たれます。

昨今の社会は日本国内の企業のあり方に対して問題視をする意見が増えました。この動きは官民に関わらず強まることが予想されていますから、いざ規制が強くなった時に焦って改善するなどのことのないように、早い段階から改善に取り組みましょう。